Vállalatirányítási- és üzleti folyamatkezelő adminisztrációs rendszerek fejlesztése

A fejlődésben lévő vállalatok esetében a növekvő kapacitás növekvő adminisztrációs terhet képez, ezért eljöhet az a pillanat, amikor a korábbi módszerek (például Excel táblázatok használata) már nem tudnak lépést tartani az üzleti igényekkel. Amikor a korábbi ügyfélnyilvántartás, a munkalapok és számlák kézi kiállítása vagy más területeken a gyártási-szolgáltatási kapacitás kézi tervezése már hátráltatja a termelést, akkor érdemes elgondolkodni egy üzleti adminisztrációs (vagy más néven vállalatirányítási, ERP) rendszer bevezetésén. Egyszerűen megfogalmazva egy ilyen rendszer feladata, hogy az üzleti folyamatokat automatizálja, ezáltal növelje az adminisztráció pontosságát és hatékonyságát.

De milyen előnyökkel jár egy vállalatirányítási rendszer bevezetése?

• Adatminőség - egy központi adminisztrációs rendszer fejlesztésének egyik legnagyobb előnye, hogy segíti a munkatársakat és az egyéb rendszereket a megfelelő minőségű adat előállításában. Így kisebb eséllyel fordulhat elő például az, hogy ugyanaz az ügyfél kétszer szerepeljen a nyilvántartásban vagy számolási hibák miatt hiány/többlet keletkezzen a leltárban. A pontos adminisztráció és a megfelelő döntéshozás feltétele a garantált adatminőség.
• Kontroll és döntéstámogatás - egy vállalatirányítási rendszer a megfelelő minőségű adatok alapján sokoldalú, széles körben paraméterezhető kimutatások készítésére is alkalmas. A felhalmozott adatok segítségével átfogó statisztikák készíthetők, sőt, az előzetes tervek és becslések rögzítésével különböző forgatókönyvek is szimulálhatók. Egy személyre szabott döntés előkészítő funkcióval feltérképezhetők és kordában tarthatók a vállalkozás gyengepontjai, például túlzott függőség a beszállítóktól, átmeneti likviditási hiány kialakulása, stb.
• Archiválás és mentés - a digitálisan tárolt és archivált információk kezelése és védelme egyszerűbb és gazdaságosabb, mint a hagyományos papír alapú adminisztrációé. A digitálisan tárolt dokumentumok tetszőleges helyről elérhetők, ezáltal mindig rendelkezésre állnak.
• Illetékesség és felelősség - egy vállalatirányítási rendszer különböző funkcióihoz finoman szabályozott hozzáférési feltételek definiálhatók, melyek segítségével minden felhasználóra meghatározható, hogy mit lásson és mit kezelhessen a rendszerben. A kapcsolódó auditáció pedig lehetővé teszi az információ menedzsment nyomon követését - azaz bármely adatelemről megállapítható, hogy ki felel a tartalmáért.
• Automatizáció - az automatizálás útján az egyes tevékenységek, de akár a különböző rendszereken átívelő üzleti folyamatok is természetszerűvé tehetők. Például a raktárkészlet minimális szint alá csökkenése esetén a szoftver automatikusan összeállíthatja a rendeléseket és továbbíthatja a beszállítók felé. De hasonló automatikák tervezhetők a logisztika, a megrendelés feldolgozás, a pénzügy és a HR területein is. Tekintve, hogy az üzleti folyamatok általában cégenként eltérőek, a személyre szabott vállalatirányítási rendszer megfelelő választás.
• Kommunikáció - egyértelmű és auditált kommunikációs csatornák biztosíthatók, mellyel a kollégák közti vagy a megrendelőkkel/beszállítókkal kapcsolatos kommunikációs problémák is megoldhatók. A feladatok, találkozók, erőforrás lekötések (pl. céges autó, tárgyaló) kezelését támogató modul segítségével elkerülhető a hibás vagy hiányos kommunikációból fakadó konfliktusok.
• Kapcsolódás kliens eszközökkel - a vállalatirányítási rendszer bizonyos funkciói kivezethetők egyéb eszközökre, például mobil telefonokra vagy tabletekre. Ez egyrészt a vállalkozáson belül is mobilitást tesz lehetővé (tekintsük például a műszakvezető feladatait), de a külső helyszíni munkálatok (szervizelés, értékesítés) esetén is komoly segítséget nyújthat. Ráadásul egy alkalmas okostelefon nem csak olcsóbb, mint egy laptop, de kevesebb helyet is foglal.
• Kapcsolódás más rendszerekkel - a személyre szabott vállalatirányítási rendszer és egy tetszőleges másik rendszer (beszállítók, pénzügyi szolgáltatók, stb.) összekapcsolható, az információcsere pedig szabványosított és biztonságos csatornán keresztül bonyolítható (és akár automatizálható).

Egy személyre szabott vállalatirányítási rendszer korlátainak szinte csak a fantázia szab határt, a benne rejlő lehetőségeket az iménti példákkal csupán érzékeltetni próbáltuk. Amennyiben a jövőben tervezi egy vállalatirányítási rendszer készítését, forduljon hozzánk bizalommal már a tervezési fázisban!